В предыдущих публикациях этой серии (см. здесь) мы говорили сначала о том, как оценить свою собственную менеджерскую квалификацию, а затем определились с тем, что такое видение. Сегодня разговор пойдет о плане. Или, вернее, о наборе планов, их комплекте. А еще вернее: о иерархии годового, месячных и недельных планов. А может быть план на день? Обязательно, просто его называют обычно не планом, а расписанием, распорядком или повесткой дня (агендой). Но это уже детали.

Вряд ли вы не слышали об этом раньше. Но знать, что это нужно и делать так в своей работе – «две большие разницы», не правда ли? Так, в вашем подразделении планы есть? Лежат у каждого сотрудника в столе? Вернее, в его компьютере. Если да - поздравляем, если нет - попробуем сегодня продвинуться на этом направлении.

Итак, видение у нас есть. Мы знаем, чего хотим. То есть, у нас есть четко сформулированные цели: желательные конкретные события или желательные конкретные состояния нашего подразделения в целом и его отдельных рабочих мест. Разных вопросов его внутренней жизни. Например, уровня квалификации исполнителей, организации бизнес-процесса, используемых методов или инструментов. Напомним, сила видения в том, что вы целостно, в комплексе, но в то же время конкретно, до самых мелких деталей знаете все это и можете поделиться со своими подчиненными этим знанием. В любое время и по любому вопросу вашей работы.

Видение - ценный результат вашей работы. Того полушария, которое отвечает за творчество. Но без плана действий по реализации этой мечты она так и останется мечтой. Да, именно мечтой. От реальности ее отделяет некоторое число конкретных шагов, действий, которые должны предпринять все члены коллектива. Конкретных - это значит имеющих название, срок, ответственных за выполнение этой работы. Ну, иногда еще нужно добавить и краткое описание того, что именно нужно сделать. Это в тех случаях, когда работа нестандартная, новая для исполнителей.

И здесь видение должно пройти экзамен. Цели-то нужно проранжировать. Решить, что важнее, что срочнее. Это, вообще-то, не одно и то же, но в процессе преобразования видения в план приоритеты неизбежно определить придется. Хотя, ничего страшного тут нет. Видя перед собой полный перечень целей, можно уверенно говорить о том, какая из них должна быть достигнута раньше, а какая позже. Проявляется естественная логическая последовательность этапов, определенных технологических циклов.

Но это уже не на диване лежать, рисуя перед собой фантастические картины прекрасного будущего. Тут приходится именно работать в самом непосредственном офисном понимании этого процесса: набирать текст, согласовывать, корректировать, обсуждать и снова корректировать. Вам это знакомо? Если нет - нужно научиться. Кстати, кто из ваших сотрудников тут может лучше всего помочь? Это те же люди, что и при формировании видения? Вряд ли. Для этих двух видов работы нужны разные качества. Это для вас очевидно? Нет? Тогда, пожалуй, вам нужно переговорит с каждым из ваших подчиненных. Как и о чем - обсудим позже, а пока что перейдем к вопросу об инструментах.

Наверное, вам случалось бывать в ситуации на пикнике, когда оказывалось, что никто не взял абсолютно необходимый консервный нож (штопор). И тут умельцы начинали показывать экзотические приемы доступа к содержимому закупоренных сосудов или банок. Было интересно, правда? Это мы к вопросу об использовании для планирования еженедельников. Или больших общих тетрадей. Или вообще чего бы то ни было кроме компьютера. Нет, еженедельник безусловно нужен, когда мы говорим о плане командировки или конспекте серьезного совещания. Но рассчитывать на продуктивную работу с годовым и всеми прочими планами подразделения в ручном режиме, без привлечения компьютера - это самоубийство. Открывание банки с кильками без консервного ножа.

Уже пробовали? Понятно. Обычно, вступая в должность, каждый новый руководитель составляет такой план в новеньком (подаренном женой или подругой) солидном еженедельнике. Менеджер-профессионал со временем обязательно переведет его в компьютерный формат для практического использования в работе. Начальник оставит для истории в том же виде, в каком показывал при вступлении в должность вышестоящим начальникам. Ну, раз он остался с такой квалификацией начальником, значит на его рабочем месте ничего больше и не нужно. Это, кстати, в свою очередь говорит о том, что над ним - такие же начальники. Но более, конечно, авторитетные. В смысле фигуры.

Итак, компьютеризация планирования и контроля. Но почему же контроля, мы пока говорили только о планировании. А что нужно делать с открытой банкой килек – поставить на пенек? За что боролись? Планирование нужно не для красоты, сам по себе никакой расчудесный план самостоятельного значения не имеет. Более того, до той поры, пока мы не попытаемся узнать, как же он выполняется, мы даже не знаем, хорош ли этот план. «Гладко было на бумаге» – это как раз про наш случай.

Так понадобится какая-то специальная программа для этой самой компьютеризации? Да, понадобится, но в девяносто девяти случаях из ста она уже установлена на вашем компьютере. Хотя, вполне возможно, что вы не обращали на нее внимания. MS Outlook - этот джентльмен решает проблемы с планированием (и последующим контролем) на все сто процентов. MS Excel - процентов на пятьдесят. MS Word, к сожалению для его поклонников, процентов на десять. Это все для начинающих. Для продвинутых - MS Project и другие, уже действительно специализированные программы.

Мы в середине пути. Два пункта нашего теста мы уже рассмотрели - осталось еще два. Формальный контроль и неформальные контакты. Это здесь...